E-mail je zvláštní, zejména profesionální e-maily. Na rozdíl od textových zpráv nebo tweety nemůžete jednoduše napsat rychlou linku a dostat se přímo k věci. Musíte být zdvořilí, formální a používat odstavce. Psaní e-mailu je téměř jako vytváření mistrovského díla. Jedna nesprávně umístěná věta, jedna špatně umístěná interpunkční znaménka, jedno nadužívané nebo zastaralé uzavření může vše zničit. K tomuto hovnu je věda. Ať už je váš e-mail určen pro vaše pracovní kontakty nebo potenciálního zaměstnavatele, nikdy to není relaxační zážitek. Stydím se vám sdělit, kolik minut (hodin) jsem strávil psaním e-mailu s žádostí o zaměstnání. Vždy je to jako poslat zprávu v láhvi. Po kliknutí na odeslání se už nevrátí.

pokud čekáte na znamení, je to tak

Napíšeme e-mail.

1. Předmět

Toto je nejvíce nepříjemná část, zejména pokud se jedná o e-mail s návrhem nebo žádostí o zaměstnání. Nemůžete vložit „Junior Editor Position Application“, protože, jak víte, všichni ostatní píšou to samé. Vždy nám bylo řečeno, abychom vytvořili poutač, ale nějak 'PROSÍM, JSEM!' nefunguje. Hm. Možná proto jsem nedostal ten hovor zpět.



2. Pozdrav

Pozdrav: aka další nepříjemný prvek v psaní e-mailů. Pokud se jedná o spolupracovníka, na který píšete, může „Hello“ znít příliš chladně. Pokud je to šéf nebo zaměstnavatel, zní „Hey“ příliš neformálně. Jsem jediný, kdo se cítí jako stydlivá dospívající dívka, když používá „Ahoj“? Pak existuje způsob, jak uvést jméno osoby, což způsobuje další dilema: Je to pan Alex Clark, pan Clark nebo jen Alex? Je Alex dokonce panem?

3. „Doufám, že je vše v pořádku“

V tuto chvíli je to jako byste uklidňovali bohy. Poté, co jsme vytvořili řádek předmětu, který si zaslouží proklik, a správně oslovili všemohoucí příjemce (příjemce), musíme se nyní zeptat na jejich blaho. Je to tak nepříjemné, protože čtenář dobře ví, že se o jeho blaho opravdu nestaráte. Musí existovat alternativa k „Doufám, že je vše v pořádku“ nebo „Doufám, že vás to najde dobře“. Někdy se snažím být trochu chytrý a říkám: „Doufám, že máš skvělý den / týden“, ale pak je to příliš dlouho. Zeptat se, jak se máš? těsně před skokem do vašeho návrhu je ještě netradičnější. Není to, jako byste ve skutečnosti na odpověď čekali.

4. Představte sebe nebo předmět dvěma slovy nebo méně

Nyní se dostaneme ke skutečnému bodu, k tomu však máte jen několik vět. Žijeme v éře, kde #TLDNR platí i v podnikovém světě. Je tak nutné, aby příjemce věděl o vás nebo silném zázemí vaší společnosti, ale podrobné vysvětlení vás může stát dvě další věty. Díky bohu za hypertextové odkazy. Určitě je můžete nasměrovat na svůj web, kde získáte další informace, ale potom je to jako, co když na něj nekliknou ?!



5. Emotování emocí a definování vašeho tónu

Nic není horší, než nechat svůj tón špatně vykládat prostřednictvím textu. V e-mailu vás „LOL“ nemůže zachránit a za každou zprávu vám bude přidělen pouze jeden vykřičník. Vzhledem k tomu, že profesionální e-mail je tak formální, je opravdu snadné vyjít jako kretén, zejména pokud je váš e-mail vážným nebo naléhavým požadavkem. Jednoduchý výrok lze zaměnit za stín. Kdyby bylo skvělé psát: „Prosím, radte .:“ -)

6. Sbohem

Nikdy se nemůžu rozloučit, ne ne ne ... peklo ne. Nemůžete se rozloučit, aniž byste se opakovali. Je zřejmé, že čtenář je dostatečně chytrý, aby věděl, o čem je tento e-mail od začátku, ale váš e-mail nějak nebude úplný bez opakování. Musíte shrnout celý svůj účel a poté jim dát výzvu, aby vás kontaktovali, jako by to pozvání již nebylo zcela zřejmé. 'Těším se, až budu od vás slyšet / doufám, že se s vámi brzy setkám / neváhejte mě kontaktovat / prosím, zavolejte mi!' Je to jako prosit o druhé rande.

7. Uzavření

Stejně jako pozdrav, uzavření může být také bolest v zadku. „Nejlepší“ je nadužívané, „velmi nejlepší“ zní žízeň a „upřímně“ může být trochu strašidelné, takže pravděpodobně půjdete jen s „pozdravem“. Přál bych si, abychom se mohli odhlásit svým vlastním jedinečným způsobem. Použil bych „tak dlouho, sbohem, na Wiedersehenu, dobrou noc“. Ale to jsem jen já.



8. Hit send

Nakonec jste dokončili svůj e-mail. Před odesláním dopisu do kybernetického prostoru musíte zkontrolovat adresy, pravopis a přehodnotit poslání této zprávy. Opravdu chcete být zlá fena, která by na tomto e-mailu šéfa nabádala svého spolupracovníka, aby poslal ty pozdní zprávy? Odesíláte tuto zprávu najednou, bude okamžitě přečtena? Přidali jste přílohu? Obdrželi jste právě nový e-mail, který nyní vyžaduje, abyste jej změnili nebo zrušili?

Gratulujeme, dostali jste se do psaní dalšího otravného e-mailu. Nyní pojďme na následnou kontrolu.